Biuletyn Informacji Publicznej Gminy i Miasta Lwówek Śląski Biuletyn Informacji Publicznej

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania i organizacji pracy Urzędu.
2. Realizacja zadań z zakresu spraw personalnych, a w szczególności:
a) prowadzenia akt i spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
b) prowadzenia i dokumentowania spraw dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń,
c) organizacja naboru pracowników na wolne stanowiska pracy,
d) organizacja i koordynacja służby przygotowawczej dla nowozatrudnionych pracowników,
e) spraw socjalno-bytowych pracowników,
f) prowadzenie spraw dotyczących szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu,
g) prowadzenie spraw pracowniczych wynikających ze stosunku pracy (urlopy, szkolenia bhp, badania),
h) sporządzanie sprawozdawczości i statystyki kadrowej,
i) ewidencji czasu pracy.
3. Kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy.
4. Realizacja zadań z zakresu:
a) pieczęci urzędowych,
b) odznaczeń państwowych, samorządowych i innych,
c) zabezpieczenia łączności telefonicznej, internetowej i alarmowej,
d) gospodarowanie środkami rzeczowymi Urzędu,
e) zabezpieczenie mienia Urzędu,
f) gospodarowania drukami i formularzami,
g) zaopatrzenie Urzędu w artykuły niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Urzędu,
h) sprawy p. poż,
i) tablice ogłoszeń,
j) służby obsługi technicznej.
5. Nadzór merytoryczny i formalny nad sposobem załatwiania skarg, wniosków i interpelacji
radnych.
6. Ewidencjonowanie i raportowanie zdarzeń w zakresie prac społeczno – użytecznych.
7. Obsługa informatyczna obejmująca zarządzanie bezpieczeństwem sieci, konfigurację oraz utrzymanie infrastruktury IT, a także dostosowywanie rozwiązań do dynamicznie zmieniających się potrzeb organizacji. Zapewnienie skutecznego monitorowania wydajności systemów oraz cyberbezpieczeństwa, w celu umożliwienia wczesnego wykrywanie potencjalnych nieprawidłowości i minimalizację ryzyka zagrożeń.
8. Redagowanie i prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.
9. Prowadzenie strony internetowej Gminy i Miasta Lwówek Śląski.
10. Prowadzenie strony FB Gminy i Miasta Lwówek Śląski.
11. Informacja turystyczna.
12. Inwentaryzacja mienia znajdującego się w Urzędzie, w tym: prowadzenie księgi inwentarzowej (nisko cennych składników majątkowych), kasacja, przeniesienie oraz ewidencja (nadanie numeru inwentarzowego) sprzętu, inwentaryzacja wyrywkowa, częściowa, okresowa składników nisko cennych.
13. Sporządzanie sprawozdawczości i ankiet w zakresie prowadzonych spraw.
14. Prowadzenie biblioteki zakładowej, archiwum zakładowego i Lwóweckiej Spółdzielni Pracy.
15. Sporządzanie i wydawanie zaświadczeń Lwóweckiej Spółdzielni Pracy.
16. Koordynacja pracy poszczególnych wydziałów w przygotowaniu materiałów na sesje Rady oraz dla potrzeb Burmistrza.
17. Obsługa kancelaryjno - biurowa i techniczna narad, spotkań, konferencji itp. organizowanych przez Burmistrza.
18. Przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń w zakresie kompetencji wydziału pod obrady Rady oraz dla potrzeb Burmistrza.
19. Prowadzenie całości spraw związanych z informacją (tj. opracowywanie komunikatów, oświadczeń i wystąpień do prasy i innych środków masowego przekazu).
20. Nadzór nad sprawami w zakresie upowszechniania kultury związanymi z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych działających w sferze kultury.
21. Wypracowanie i realizacja strategii promocji Gminy, a w szczególności:
a) organizowanie imprez promocyjnych,
b) współpraca z instytucjami kultury oraz jednostkami oświaty w zakresie promocji Gminy,
c) udział w rankingach i konkursach dotyczących promocji Gminy,
d) współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie promocji Gminy,
e) prezentacja Gminy na targach i wystawach,
f) współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie promocji,
g) prowadzenie korespondencji okolicznościowej z zakresu promocji.
22. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną w tym z miastami partnerskimi,
a w szczególności:
a) koordynacja współpracy z gminami partnerskimi i realizacja działań związanych ze współpracą zagraniczną,
b) dokonywanie analizy dostępnych źródeł dofinansowania i przedstawianie informacji nt. możliwości pozyskiwania środków pozabudżetowych oraz bieżąca analiza budżetu Gminy dla potrzeb realizowanych zadań,
c) tworzenie z partnerskimi miastami zagranicznymi wspólnych projektów zmierzających do pozyskiwania zewnętrznych środków finansowych,
d) współpracy ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi, gminnymi jednostkami organizacyjnymi oraz pracownikami Urzędu w celu realizacji projektów,
e) współpracy z instytucjami zarządzającymi lub wdrażającymi programy współfinansowane z funduszy Unii Europejskiej oraz poza unijne źródła finansowania.
23. Współdziałanie z organizacjami pozarządowymi zgodnie z ustawą o pożytku publicznym i wolontariacie.
24. Prowadzenie i koordynacja spraw związanych z kontrolą zarządczą w Urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych.
a) koordynowanie procesu kontroli zarządczej w Urzędzie, w tym monitorowanie prawidłowości i terminowości w sprawach związanych ze sporządzaniem Planu Działalności oraz sprawozdawczości w tym zakresie. Monitorowanie i analiza zidentyfikowanego ryzyka i poprzez określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i możliwych jego skutków, a także podejmowania działań zmniejszających ryzyko. Monitorowanie procesu samooceny systemu kontroli zarządczej przez pracowników i kadrę kierowniczą;
b) analiza stanu kontroli zarządczej w gminnych jednostkach organizacyjnych na podstawie złożonych oświadczeń przez kierowników jednostek organizacyjnych.
25. Przygotowanie i realizacja zamówień na usługi i dostawy związanych z funkcjonowaniem Urzędu oraz obsługą imprez organizowanych przez Gminę zgodnie z regulaminem wydatkowania środków publicznych.
26. Przygotowanie wniosków, realizacja i rozliczanie projektów dofinansowywanych z Funduszy krajowych i pozostałych na usługi, towary związane z organizacją imprez gminnych i promocją Gminy (projekty miękkie).
27. Koordynowanie prac związanych z przygotowaniem, rozliczaniem i wdrażaniem projektów umożliwiających pozyskiwanie środków pomocowych z Unii Europejskiej przeznaczonych na rozwój sieci informatycznej i cyberbezpieczeństwo.
28. Koordynowanie systemu zgłaszania naruszeń nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Prowadzenie spraw w zakresie:
a) Procedury zgłoszeń wewnętrznych;
b) Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
29. Utrzymywane kontaktów z podmiotami Krajowego Systemu Cyberbezpieczeństwa:
a) Zadania związane ze współpracą z Zespołem CSIRT w przypadku obsługi incydentu bezpieczeństwa informacji;
b) Zadania związane z zarządzaniem incydentem bezpieczeństwa informacji: przyjmowanie zgłoszeń, kwalifikacja, zgłaszanie incydentu w podmiocie publicznym niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od momentu wykrycia, do właściwego CSIRT poziomu krajowego;
c) Zadania związane z przyjmowaniem informacji na temat incydentów i ryzyk od zespołu CSIRT: analiza informacji dot. aktualnych zagrożeń, przekazywanie informacji o zagrożeniach pracownikom
d) Szkolenia pracowników z zakresu bezpieczeństwa informacji i cyberbezpieczeństwa;

30. Koordynowanie zadań w zakresie dostępności:
a) wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w zakresie związanym z dostępnością architektoniczną, cyfrową i informacyjno-komunikacyjną;
b) przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
c) monitorowanie działalności Urzędu w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
d) sporządzanie raportu o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w podmiocie i jego publikacja na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej oraz przekazuje do właściwego miejscowo wojewody;
e) sporządzanie sprawozdania dotyczących zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie działalności Urzędu na żądanie ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.
f) współpraca z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie, w sprawach związanych z aktualizacją Powiatowego Programu Działań na Rzecz Osób Niepełnosprawnych;;
g) Przegląd procedur umożliwiających składanie żądań zapewnienia dostępności cyfrowej i skarg w sprawach zapewnienia dostępności cyfrowej zgodnie z ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (art. 18);
h) aktualizacja deklaracji dostępności stron internetowych i aplikacji mobilnej do dnia 31 marca każdego roku;
i) Realizacja założeń Planu Działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami na lata 2024-2025.

31. Koordynowanie zadań związanych z petycjami:
a) Umieszczanie na stronie BIP informacji o petycji, jej odwzorowania cyfrowego, w formie zanonimizowanego skanu dokumentu, informacje o dacie złożenia oraz w przypadku wyrażenia zgody, o której mowa w ustawie o petycjach, imię i nazwisko albo nazwę podmiotu wnoszącego petycję;
b) Aktualizowanie informacji o dane dotyczące przebiegu postępowania oraz sposobu rozpatrzenia petycji, na podstawie informacji przekazanych przez właściwe komórki merytoryczne;
c) Zamieszczanie odpowiedzi w formie dostępnej cyfrowo i zanonimizowanej na BIP, w terminie nie przekraczającym 3-cy;
d) Opracowanie zbiorczej informacji o petycjach rozpatrywanych i udostępnianie jej w BIP;


32. Opracowanie, aktualizacja, wdrożenie i monitorowanie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwa Informacji:
a) identyfikacja wymagań prawnych związanych z bezpieczeństwem informacji,
b) opracowanie i aktualizacja dokumentacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji i Planu ciągłości działania,
c) monitorowanie skuteczności wdrożonych procedur, regulaminów, instrukcji, wytycznych w zakresie bezpieczeństwa informacji,
d) opracowanie systemowych mechanizmów ewidencjonowania i zapisu działań związanych z bezpieczeństwem informacji.
e) w zakresie analizy ryzyka i implementacji zabezpieczeń:
- określenie zasobów informacyjnych, wymagających zastosowania mechanizmów zabezpieczających,
- klasyfikację ryzyk, oszacowanie prawdopodobieństwa lub częstotliwości ich występowania,
- identyfikację podatności zasobów na ryzyko,
- oszacowanie ryzyka,
- ocenę możliwych zabezpieczeń pod względem bezpieczeństwa,
- wybór i wdrożenie zabezpieczeń optymalnych.
f) W zakresie organizacji bezpieczeństwa informacji:
opracowanie programów szkoleń dla pracowników Urzędu, w tym osób pełniących służbę przygotowawczą oraz personelu wykonującego pracę z wykorzystaniem zasobów Urzędu na podstawie umów innych, niż umowa o pracę,
g) W zakresie technicznego bezpieczeństwa informacji:
- opracowanie systemowych mechanizmów zarządzania oprogramowaniem,
- opracowanie systemowych mechanizmów zarządzania kopiami zapasowymi,
- opracowanie mechanizmów utrzymywania gotowości i reagowania na incydenty w środowisku cyberprzestrzeni,
- opracowanie mechanizmów bezpieczeństwa sieci i okablowania,
- opracowanie systemowych mechanizmów nadzoru nad konserwacją i serwisem sieci, sprzętu teleinformatycznego i okablowania,
- określenie wymagań technicznych i procedur zarządzania mechanizmami kryptograficznymi,
- przeprowadzenie corocznej samooceny bezpieczeństwa informacji lub audytu zewnętrznego KRI.
33. Prowadzenie wszelkich spraw związanych z umieszczaniem informacji dotyczących wydziału oraz ich aktualizacją w Biuletynie Informacji Publicznej.
34. Współpraca z wszystkimi jednostkami organizacyjnymi i wydziałami Urzędu dla prawidłowego i skutecznego działania Urzędu.
35. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza na podstawie delegacji zawartych w przepisach ustawowych.