Biuletyn Informacji Publicznej Gminy i Miasta Lwówek Śląski Biuletyn Informacji Publicznej

Do zadań Wydziału Administracyjno -Oświatowego należy w szczególności:
1. Prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu oraz prowadzenie rejestrów:
a) obsługa korespondencji urzędu w zakresie przyjmowania, wysyłania i rozliczania korespondencji zgodnie z umową z operatorem pocztowym, prowadzenie elektronicznego i papierowego rejestru pism wychodzących, przygotowanie danych niezbędnych do przeprowadzenia postępowania przetargowego na wybór operatora pocztowego,
b) skarg i wniosków,
c) przyjęć interesantów,
d) wydanych delegacji krajowych i zagranicznych,
e) ewidencja faktur,
f) książka kontroli,
g) ewidencja wyjść służbowych,
h) ewidencja wyjść prywatnych,
2. Obsługa sekretarska kierownictwa Urzędu,
3. Prowadzenie centralnego rejestru umów zawieranych przez Gminę.
4. Czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
5. Kancelaryjno – biurowa obsługa sesji Rady, posiedzeń Komisji Rady oraz dyżurów Przewodniczącego Rady, a w szczególności:
a) kompletowanie i przekazywanie radnym i Komisjom Rady przedłożonych przez Burmistrza materiałów na sesje Rady i posiedzenia Komisji,
b) przekazywanie uchwalonych przez Radę aktów prawnych Burmistrzowi celem ich wykonania,
c) prowadzenie całości dokumentacji dotyczącej Rady, aktów prawnych Burmistrzowi celem ich wykonywania,
d) prowadzenie całości dokumentacji dotyczącej Rady, Komisji oraz zbioru uchwał Rady,
e) organizowanie wyborów ławników.
6. Załatwianie skarg, wniosków, interpelacji radnych oraz prowadzenie kompletnej dokumentacji.
7. Prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i narkomanii, współpraca
z Miejsko - Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
8. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu.
9. Przyjmowanie i weryfikacja wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej oraz przekształcanie ich na formy dokumentu elektronicznego.
10.Prowadzenie ewidencji wniosków dokonanych wpisów do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej.
11. Wydawanie koncesji na zarobkowy przewóz osób i rzeczy.
12. Udział w edukacji przedsiębiorców średnich i małych przedsiębiorstw w zakresie przepisów prawa, ich zmian, szkoleń itp.
13. Prowadzenie ewidencji obiektów noclegowych – Ustawa o usługach turystycznych.
14. Współpraca z przewoźnikami przy ustalaniu przebiegu trasy oraz rozkładów jazdy transportu
publicznego i przewozów szkolnych.
15. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy oraz współpraca z brokerem.
16. Przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń w zakresie kompetencji wydziału pod obrady Rady
Miejskiej oraz dla potrzeb Burmistrza.
. 17. Planowanie i sprawowanie nadzoru w zakresie wszelkich spraw organizacyjnych, administracyjnych nad
gminnymi jednostkami organizacyjnymi objętymi ustawą o systemie oświaty.
18. Udzielanie pomocy merytorycznej dyrektorom szkół i placówek w zakresie spraw organizacyjnych
i pracowniczych wynikających z ustawy o systemie oświaty i ustawy – Karta Nauczyciela.
19. Prowadzenie rejestru funkcjonujących publicznych szkół i placówek oraz szkół i placówek
niepublicznych, które uzyskały wpis do gminnej ewidencji jednostek niepublicznych.
20. Wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji oświatowych jednostek niepublicznych oraz
przygotowywanie decyzji o odmowie wpisu do ewidencji.
21. Przygotowywanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza, w szczególności z zakresu:
a) ustalania planu sieci szkół,
b) tworzenia, likwidowania i przekształcania jednostek oświatowych,
c) nadania statutu nowo tworzonym jednostkom,
d) realizacji zadań określonych przepisami prawa dla organu prowadzącego szkoły i placówki oświatowe.
22. Organizowanie i przeprowadzenie konkursów na stanowisko dyrektora szkoły (placówki oświatowej).
23. Przygotowywanie projektu zarządzeń Burmistrza o powierzeniu stanowiska dyrektora szkoły lub odwołaniu nauczyciela ze stanowiska dyrektora.
24. Przygotowywanie projektów umów i porozumień dotyczących współpracy lub współdziałania ze stowarzyszeniami lub innymi podmiotami w zakresie realizacji zadań oświatowych.
25. Nadzór nad realizacją postanowień sądowych i orzeczeń kwalifikacyjnych do spełniania przez dzieci i młodzież obowiązku szkolnego i obowiązku nauki w szkołach specjalnych oraz ośrodkach szkolno – wychowawczych.
26. Realizacja zadań wynikających z ustawy – Karta Nauczyciela, a zwłaszcza:
a) prowadzenie spraw związanych z ocenianiem pracy i dorobku zawodowego dyrektorów jednostek oświatowych, współdziałanie z organem nadzoru pedagogicznego,
b) przygotowanie projektu oceny pracy dyrektora,
c) udział w pracach komisji nadającej nauczycielom kolejne stopnie awansu zawodowego,
d) organizowanie posiedzeń Komisji Egzaminacyjnej nadającej nauczycielom awans zawodowy nauczyciela mianowanego,
e) prowadzenie rejestru wydawanych zaświadczeń o zdanym egzaminie na stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego,
f) przygotowywanie decyzji administracyjnych o nadanym awansie zawodowym,
g) prowadzenie postępowania wyjaśniającego do odwołania od decyzji dyrektora jednostki oświatowej w sprawach nadania nauczycielom stopni awansu zawodowego,
h) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem nagród Burmistrza nauczycielom szkół i placówek.
27. Analizowanie projektów organizacyjnych szkół i placówek przed zatwierdzeniem organizacji roku szkolnego.
28. Współdziałanie z Dolnośląskim Kuratorem Oświaty, Powiatowym Centrum Edukacji, Centralną Komisją Egzaminacyjną i organizacjami związków zawodowych w sprawach wymagających uzgodnień lub opinii.
29. Przygotowywanie projektów zasad wynagradzania pracowników pedagogicznych oraz przyznawania i wypłacania świadczeń pracowniczych nauczycielom jednostek oświatowych prowadzonych przez gminę.
30. Realizowanie zadań związanych z przyznawaniem uczniom wyprawki szkolnej oraz stypendium Burmistrza za wyniki w nauce lub za osiągnięcia sportowe.
31. Koordynowanie zadań związanych z doskonaleniem i dokształcaniem nauczycieli.
32. Przygotowywanie wniosków o dotacje celowe oraz podejmowanie działań w celu pozyskiwania dodatkowych środków finansowych z różnych źródeł na realizację zadań oświatowych.
33. Pełnienie roli dystrybutora materiałów szkoleniowych i informacyjnych przekazywanych do szkół i placówek przez Ministerstwo Edukacji Narodowej i Dolnośląskie Kuratorium Oświaty.
34. Koordynowanie prac związanych z przygotowaniem projektów umożliwiających pozyskiwanie środków pomocowych z Unii Europejskiej przeznaczonych na oświatę.
35. Analiza wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych szczeblach awansu zawodowego – sporządzanie sprawozdań, naliczanie wysokości dodatków uzupełniających.
36. Sprawowanie nadzoru nad działalnością szkoły lub placówki w zakresie spraw administracyjnych oraz uzgadnianie wszelkich spraw finansowych oświaty z Wydziałem FB.
37. Prowadzenie spraw związanych z zakresem sportu i rekreacji w Gminie, a w szczególności:
a) planowanie i organizacja przedsięwzięć sportowo – rekreacyjnych,
b) opracowywanie kalendarza imprez sportowo – rekreacyjnych,
c) organizacja imprez sportowych i rekreacyjnych,
d) kształtowanie postaw innowacyjnych w procesie rozwijania działalności w wychowaniu fizycznym, sporcie i rekreacji,
e) współpraca ze szkołami w ramach organizacji imprez sportowych i przedsięwzięć mających na celu zwiększenie zainteresowania kulturą fizyczną i sportem,
f) współpraca z organizacjami i stowarzyszeniami w zakresie kultury fizycznej, sportu i turystyki,
g) pozyskiwanie dodatkowych źródeł finansowania sportu i rekreacji,
h) przygotowywanie i rozliczanie projektów w ramach środków z funduszy UE,
i) koordynacja działań w zakresie realizacji akcji oraz pozyskiwanie zewnętrznych organizatorów imprez i wydarzeń sportowych, rekreacyjnych i turystycznych,
j) przygotowywanie i prowadzenie przedsięwzięć w zakresie sportu, rekreacji i turystyki w ramach współpracy miast partnerskich,
k) przygotowywanie i wdrażanie regulacji prawnych w zakresie zadań związanych ze sportem i rekreacją,
l) prowadzenie merytoryczne części strony portalu Gminy i Miasta Lwówek Śląski dotyczący sportu i rekreacji,
m) udział w pracach Rady Sportu.
38. Rozpoznawanie (diagnozowanie) problemów społecznych w zakresie potrzeb seniorów,
39. Prowadzenie spraw wynikających z funkcjonowania rady seniorów,
40. Prowadzenie wszelkich spraw związanych z umieszczaniem informacji dotyczących wydziału oraz ich aktualizacją w Biuletynie Informacji Publicznej.
41.Współpraca ze wszystkimi gminnymi jednostkami organizacyjnymi i wydziałami Urzędu
dla prawidłowego i skutecznego działania Urzędu,
42. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza na podstawie delegacji zawartych w przepisach ustawowych.
II. Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania i organizacji pracy Urzędu.
2. Realizacja zadań z zakresu spraw personalnych, a w szczególności:
a) prowadzenia akt i spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
b) prowadzenia i dokumentowania spraw dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń,
c) organizacja naboru pracowników na wolne stanowiska pracy,
d) organizacja i koordynacja służby przygotowawczej dla nowozatrudnionych pracowników,
e) spraw socjalno-bytowych pracowników,
f) prowadzenie spraw dotyczących szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu,
g) prowadzenie spraw pracowniczych wynikających ze stosunku pracy (urlopy, szkolenia bhp, badania),
h) sporządzanie sprawozdawczości i statystyki kadrowej,
i) ewidencji czasu pracy.
3. Kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy.
4. Realizacja zadań z zakresu:
a) pieczęci urzędowych,
b) odznaczeń państwowych, samorządowych i innych,
c) zabezpieczenia łączności telefonicznej, internetowej i alarmowej,
d) gospodarowanie środkami rzeczowymi Urzędu,
e) zabezpieczenie mienia Urzędu,
f) gospodarowania drukami i formularzami,
g) zaopatrzenie Urzędu w artykuły niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Urzędu,
h) sprawy p. poż,
i) tablice ogłoszeń,
j) służby obsługi technicznej.
5. Nadzór merytoryczny i formalny nad sposobem załatwiania skarg, wniosków i interpelacji
radnych.
6. Ewidencjonowanie i raportowanie zdarzeń w zakresie prac społeczno – użytecznych.
7. Obsługa informatyczna obejmująca zarządzanie bezpieczeństwem sieci, konfigurację oraz utrzymanie infrastruktury IT, a także dostosowywanie rozwiązań do dynamicznie zmieniających się potrzeb organizacji. Zapewnienie skutecznego monitorowania wydajności systemów oraz cyberbezpieczeństwa, w celu umożliwienia wczesnego wykrywanie potencjalnych nieprawidłowości i minimalizację ryzyka zagrożeń.
8. Redagowanie i prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.
9. Prowadzenie strony internetowej Gminy i Miasta Lwówek Śląski.
10. Prowadzenie strony FB Gminy i Miasta Lwówek Śląski.
11. Informacja turystyczna.
12. Inwentaryzacja mienia znajdującego się w Urzędzie, w tym: prowadzenie księgi inwentarzowej (nisko cennych składników majątkowych), kasacja, przeniesienie oraz ewidencja (nadanie numeru inwentarzowego) sprzętu, inwentaryzacja wyrywkowa, częściowa, okresowa składników nisko cennych.
13. Sporządzanie sprawozdawczości i ankiet w zakresie prowadzonych spraw.
14. Prowadzenie biblioteki zakładowej, archiwum zakładowego i Lwóweckiej Spółdzielni Pracy.
15. Sporządzanie i wydawanie zaświadczeń Lwóweckiej Spółdzielni Pracy.
16. Koordynacja pracy poszczególnych wydziałów w przygotowaniu materiałów na sesje Rady oraz dla potrzeb Burmistrza.
17. Obsługa kancelaryjno - biurowa i techniczna narad, spotkań, konferencji itp. organizowanych przez Burmistrza.
18. Przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń w zakresie kompetencji wydziału pod obrady Rady oraz dla potrzeb Burmistrza.
19. Prowadzenie całości spraw związanych z informacją (tj. opracowywanie komunikatów, oświadczeń i wystąpień do prasy i innych środków masowego przekazu).
20. Nadzór nad sprawami w zakresie upowszechniania kultury związanymi z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych działających w sferze kultury.
21. Wypracowanie i realizacja strategii promocji Gminy, a w szczególności:
a) organizowanie imprez promocyjnych,
b) współpraca z instytucjami kultury oraz jednostkami oświaty w zakresie promocji Gminy,
c) udział w rankingach i konkursach dotyczących promocji Gminy,
d) współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie promocji Gminy,
e) prezentacja Gminy na targach i wystawach,
f) współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie promocji,
g) prowadzenie korespondencji okolicznościowej z zakresu promocji.
22. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną w tym z miastami partnerskimi,
a w szczególności:
a) koordynacja współpracy z gminami partnerskimi i realizacja działań związanych ze współpracą zagraniczną,
b) dokonywanie analizy dostępnych źródeł dofinansowania i przedstawianie informacji nt. możliwości pozyskiwania środków pozabudżetowych oraz bieżąca analiza budżetu Gminy dla potrzeb realizowanych zadań,
c) tworzenie z partnerskimi miastami zagranicznymi wspólnych projektów zmierzających do pozyskiwania zewnętrznych środków finansowych,
d) współpracy ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi, gminnymi jednostkami organizacyjnymi oraz pracownikami Urzędu w celu realizacji projektów,
e) współpracy z instytucjami zarządzającymi lub wdrażającymi programy współfinansowane z funduszy Unii Europejskiej oraz poza unijne źródła finansowania.
23. Współdziałanie z organizacjami pozarządowymi zgodnie z ustawą o pożytku publicznym i wolontariacie.
24. Prowadzenie i koordynacja spraw związanych z kontrolą zarządczą w Urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych.
a) koordynowanie procesu kontroli zarządczej w Urzędzie, w tym monitorowanie prawidłowości i terminowości w sprawach związanych ze sporządzaniem Planu Działalności oraz sprawozdawczości w tym zakresie. Monitorowanie i analiza zidentyfikowanego ryzyka i poprzez określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i możliwych jego skutków, a także podejmowania działań zmniejszających ryzyko. Monitorowanie procesu samooceny systemu kontroli zarządczej przez pracowników i kadrę kierowniczą;
b) analiza stanu kontroli zarządczej w gminnych jednostkach organizacyjnych na podstawie złożonych oświadczeń przez kierowników jednostek organizacyjnych.
25. Przygotowanie i realizacja zamówień na usługi i dostawy związanych z funkcjonowaniem Urzędu oraz obsługą imprez organizowanych przez Gminę zgodnie z regulaminem wydatkowania środków publicznych.
26. Przygotowanie wniosków, realizacja i rozliczanie projektów dofinansowywanych z Funduszy krajowych i pozostałych na usługi, towary związane z organizacją imprez gminnych i promocją Gminy (projekty miękkie).
27. Koordynowanie prac związanych z przygotowaniem, rozliczaniem i wdrażaniem projektów umożliwiających pozyskiwanie środków pomocowych z Unii Europejskiej przeznaczonych na rozwój sieci informatycznej i cyberbezpieczeństwo.
28. Koordynowanie systemu zgłaszania naruszeń nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Prowadzenie spraw w zakresie:
a) Procedury zgłoszeń wewnętrznych;
b) Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
29. Utrzymywane kontaktów z podmiotami Krajowego Systemu Cyberbezpieczeństwa:
a) Zadania związane ze współpracą z Zespołem CSIRT w przypadku obsługi incydentu bezpieczeństwa informacji;
b) Zadania związane z zarządzaniem incydentem bezpieczeństwa informacji: przyjmowanie zgłoszeń, kwalifikacja, zgłaszanie incydentu w podmiocie publicznym niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od momentu wykrycia, do właściwego CSIRT poziomu krajowego;
c) Zadania związane z przyjmowaniem informacji na temat incydentów i ryzyk od zespołu CSIRT: analiza informacji dot. aktualnych zagrożeń, przekazywanie informacji o zagrożeniach pracownikom
d) Szkolenia pracowników z zakresu bezpieczeństwa informacji i cyberbezpieczeństwa;

30. Koordynowanie zadań w zakresie dostępności:
a) wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w zakresie związanym z dostępnością architektoniczną, cyfrową i informacyjno-komunikacyjną;
b) przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
c) monitorowanie działalności Urzędu w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
d) sporządzanie raportu o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w podmiocie i jego publikacja na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej oraz przekazuje do właściwego miejscowo wojewody;
e) sporządzanie sprawozdania dotyczących zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie działalności Urzędu na żądanie ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.
f) współpraca z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie, w sprawach związanych z aktualizacją Powiatowego Programu Działań na Rzecz Osób Niepełnosprawnych;;
g) Przegląd procedur umożliwiających składanie żądań zapewnienia dostępności cyfrowej i skarg w sprawach zapewnienia dostępności cyfrowej zgodnie z ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (art. 18);
h) aktualizacja deklaracji dostępności stron internetowych i aplikacji mobilnej do dnia 31 marca każdego roku;
i) Realizacja założeń Planu Działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami na lata 2024-2025.

31. Koordynowanie zadań związanych z petycjami:
a) Umieszczanie na stronie BIP informacji o petycji, jej odwzorowania cyfrowego, w formie zanonimizowanego skanu dokumentu, informacje o dacie złożenia oraz w przypadku wyrażenia zgody, o której mowa w ustawie o petycjach, imię i nazwisko albo nazwę podmiotu wnoszącego petycję;
b) Aktualizowanie informacji o dane dotyczące przebiegu postępowania oraz sposobu rozpatrzenia petycji, na podstawie informacji przekazanych przez właściwe komórki merytoryczne;
c) Zamieszczanie odpowiedzi w formie dostępnej cyfrowo i zanonimizowanej na BIP, w terminie nie przekraczającym 3-cy;
d) Opracowanie zbiorczej informacji o petycjach rozpatrywanych i udostępnianie jej w BIP;


32. Opracowanie, aktualizacja, wdrożenie i monitorowanie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwa Informacji:
a) identyfikacja wymagań prawnych związanych z bezpieczeństwem informacji,
b) opracowanie i aktualizacja dokumentacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji i Planu ciągłości działania,
c) monitorowanie skuteczności wdrożonych procedur, regulaminów, instrukcji, wytycznych w zakresie bezpieczeństwa informacji,
d) opracowanie systemowych mechanizmów ewidencjonowania i zapisu działań związanych z bezpieczeństwem informacji.
e) w zakresie analizy ryzyka i implementacji zabezpieczeń:
- określenie zasobów informacyjnych, wymagających zastosowania mechanizmów zabezpieczających,
- klasyfikację ryzyk, oszacowanie prawdopodobieństwa lub częstotliwości ich występowania,
- identyfikację podatności zasobów na ryzyko,
- oszacowanie ryzyka,
- ocenę możliwych zabezpieczeń pod względem bezpieczeństwa,
- wybór i wdrożenie zabezpieczeń optymalnych.
f) W zakresie organizacji bezpieczeństwa informacji:
opracowanie programów szkoleń dla pracowników Urzędu, w tym osób pełniących służbę przygotowawczą oraz personelu wykonującego pracę z wykorzystaniem zasobów Urzędu na podstawie umów innych, niż umowa o pracę,
g) W zakresie technicznego bezpieczeństwa informacji:
- opracowanie systemowych mechanizmów zarządzania oprogramowaniem,
- opracowanie systemowych mechanizmów zarządzania kopiami zapasowymi,
- opracowanie mechanizmów utrzymywania gotowości i reagowania na incydenty w środowisku cyberprzestrzeni,
- opracowanie mechanizmów bezpieczeństwa sieci i okablowania,
- opracowanie systemowych mechanizmów nadzoru nad konserwacją i serwisem sieci, sprzętu teleinformatycznego i okablowania,
- określenie wymagań technicznych i procedur zarządzania mechanizmami kryptograficznymi,
- przeprowadzenie corocznej samooceny bezpieczeństwa informacji lub audytu zewnętrznego KRI.
33. Prowadzenie wszelkich spraw związanych z umieszczaniem informacji dotyczących wydziału oraz ich aktualizacją w Biuletynie Informacji Publicznej.
34. Współpraca z wszystkimi jednostkami organizacyjnymi i wydziałami Urzędu dla prawidłowego i skutecznego działania Urzędu.
35. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza na podstawie delegacji zawartych w przepisach ustawowych.